1. Detectar las necesidades. La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas diferencias. Algunas preguntas que podemos plantear son las siguientes:
¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?
¿Qué se debe lograr?
¿Qué se debe hacer?
¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?
¿Qué está logrando?
¿Qué está haciendo?
2. Clasificar y Jerarquizar las necesidades de la Capacitación. Una vez que hayamos detectado las necesidades de capacitación, el siguiente paso es clarificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cuáles son las más urgentes o más importantes.
La manera más usual de clasificar las necesidades de capacitación es la siguiente:
Las que tiene una persona.
Las que tiene un grupo.
Las que tiene un nivel.
Las de un puesto.
Las que requieren atención inmediata.
Las que requieren solución a futuro.
Las que exigen instrucción sobre la marcha.
Las que precisan instrucción fuera del trabajo.
Las que la empresa puede resolver por sí misma.
Las que requieren contratar a capacitadores externos.
3. Definir los Objetivos. Establecer los objetivos que se pretende lograr con el programa de capacitación. Fijar que tipo de comportamientos y características se quieren inculcar en los participantes después de que el programa haya sido implementado. Qué conocimientos se les proporcionará o qué actitudes se buscan, la conducta deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera más clara, alcanzable y medible.
Existen diferentes clases de objetivos.
Objetivos de productividad.
Objetivos de desempeño.
Objetivos de habilidades o destrezas.
Objetivos de conocimientos.
Objetivos del dominio afectivo.
4. Elaboración del Programa. Para elaborar un programa de capacitación se tienen que responder las preguntas:
¿Qué? (Contenido).
¿Cómo? (Técnicas y ayudas).
¿Cuándo? (Fechas y horarios).
¿A quién? (Destinatarios).
¿Quién? (Instructor).
¿Cuánto? (Presupuesto).
Recuerda que es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitación, el contenido del programa y los objetivos planteados.
5. Ejecución. Luego de diseñar y elaborar el programa de capacitación debemos llevar a la práctica la ejecución, es decir, ha llegado el momento en el que el instructor, utilizando cierta metodología y apoyándose en auxiliares didácticos, imparte los contenidos a los destinatarios en el lugar, horario y fechas programadas, a un cierto costo.
En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos:
Organizar en una secuencia lógica y didáctica los contenidos.
Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarán.
Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos.
Motivar e involucrar a los participantes.
Establecer una buena comunicación con los participantes.
Entender y mantener el control del grupo.
Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.
6. Evaluar los Resultados. Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados es necesario realizar una evaluación que permitirá medir los resultados del programa de capacitación.
Se debe informar sobre cuatro aspectos básicos:
La reacción del grupo y de cada participante en cuanto a actitudes.
El conocimiento adquirido, es decir, qué aprendió y en qué grado.
La conducta, es decir, qué comportamientos se modificaron.
Los resultados específicos posteriores al curso.
La evaluación puede hacerse en tres etapas:
Al inicio del curso.
Durante el curso.
Al final del curso.
Recuerda que lo más importante es que los participantes apliquen en su trabajo cotidiano los conocimientos y habilidades adquiridos en el curso. Por esto, podemos pensar en el seguimiento como una última etapa del proceso de capacitación.